Informativa sulla Privacy

La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali degli utenti che consultano e utilizzano la piattaforma web Docusafe.it.

1. Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento è Essemme Servizi S.r.l.s. (o Tua Ragione Sociale)
Sede legale: Via Popilia 36 Vibo Valentia (VV)
P.IVA / C.F.: 03964610798
Email di contatto: info@docusafe.it

2. Tipologia di Dati Trattati

La piattaforma tratta due categorie di dati:

• Dati dell'Utente (Consulente/Cliente): Nome, cognome, email, ragione sociale, dati di fatturazione, indirizzo IP e log di accesso. Questi dati sono necessari per l'erogazione del servizio e la fatturazione.
• Dati di Terzi (Dipendenti delle Aziende): Dati anagrafici, mansioni e documenti relativi alla formazione e sorveglianza sanitaria caricati dall'Utente. Per questi dati, Docusafe agisce in qualità di Responsabile del Trattamento (ex art. 28 GDPR), mentre l'Utente rimane il Titolare.

3. Finalità e Base Giuridica

I dati sono trattati per:

• Erogazione del Servizio SaaS: Gestione scadenze, archiviazione documenti, gestione ruoli (Medico, RLS). (Base giuridica: Esecuzione del contratto).
• Fatturazione e Adempimenti Fiscali: (Base giuridica: Obbligo di legge).
• Sicurezza e Manutenzione: Prevenzione abusi e monitoraggio infrastruttura. (Base giuridica: Legittimo interesse).
• Invio Notifiche Scadenze: Alert via email relativi allo stato dei documenti. (Base giuridica: Esecuzione del contratto).

4. Trattamento di Dati Particolari (Sanitari)

La piattaforma consente l'upload di documenti inerenti l'idoneità sanitaria. Tali dati sono trattati con misure di sicurezza tecniche e organizzative elevate (crittografia, accessi loggati) e sono accessibili esclusivamente agli utenti autorizzati (es. Medico Competente, Datore di Lavoro) configurati dal Cliente.

5. Destinatari dei Dati

I dati potrebbero essere comunicati a:

• Hosting Provider: Aruba S.p.A. (Server locati in UE).
• Gestori Pagamenti: PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.
• Servizi di Email Transactional: Per l'invio delle notifiche.
• Consulenti fiscali e legali del Titolare (solo per dati amministrativi).

6. Periodo di Conservazione

• Account Attivi: Per tutta la durata del contratto.
• Account Scaduti/Cancellati: I dati caricati verranno eliminati entro 90 giorni dalla cessazione del rapporto, salvo obblighi di legge.
• Dati Fiscali: 10 anni come previsto dalla normativa vigente.

7. Standard di Sicurezza e Protezione Dati

In Docusafe, la sicurezza delle informazioni aziendali non è una funzionalità opzionale, ma il fondamento della nostra architettura. Ecco le principali misure tecniche adottate:

• Crittografia Avanzata: Tutte le comunicazioni avvengono tramite protocollo HTTPS crittografato con certificati SSL/TLS a 256-bit. Le password sono salvate con algoritmi di hashing forti.
• Protezione dei Dati nel Cloud: I dati risiedono su server localizzati all'interno dell'Unione Europea. L'accesso ai file è controllato a livello applicativo verificando permessi e identità.
• Sicurezza Applicativa: Il software implementa difese attive contro SQL Injection (uso di Prepared Statements), XSS (Sanitizzazione input) e CSRF (Token di verifica sui moduli).
• Backup e Continuità: Eseguiamo backup automatici giornalieri per garantire il Disaster Recovery in caso di incidenti tecnici.
• Accesso Granulare: La separazione dei ruoli assicura che ogni utente acceda solo ai dati di propria competenza.

8. Diritti dell'Interessato

L'utente ha diritto di accedere ai propri dati, rettificarli, cancellarli (diritto all'oblio), limitarne il trattamento o opporsi allo stesso, inviando una richiesta a info@docusafe.it.